امروزه اساس و بنای پیشرفت و توسعه در هر حوزه دانشی را می توان مرهون مستندسازی و ثبت نمودن دانش در آن حوزه دانست. در مدیریت پروژه نیز سیستم های نگهداری و به روزرسانی اسناد از اهمیت بالا و ویژه ای برخوردار است. به طور ویژه این سیستم ها، جهت حصول اطمینان از صحت مطابقت مشخصه های واقعی با آنچه مورد نظر طراحی بوده به کار می روند. همچنین وظیفه هماهنگ سازی و یکپارچه نمودن فرآیندهای پروژه و گردش های کاری مستندات پروژه پس از هر تغییر را نیز به عهده دارند.
نرم افزار مدیریت الکترونیکی مستندات مهندسی (P.EDMS)، راهکاری است که در آن فعالیت ها، فرآیندها و گردش اطلاعات به نحوی مد نظر قرار می گیرند که نیاز اطلاعاتی افراد به اطلاعات دقیق و به موقع را به صورت Online برآورده سازد. با اجرای این سیستم، اطلاعات لازم به صورت صحیح، هماهنگ و در زمان مناسب از طریق اینترنت یا اینترانت و مستقیماً از مبادی تولید کننده اطلاعات در بانک اطلاعات تخصصی ذخیره شده و از طریق فرآیندها و مکانیزم های پیش بینی شده در اختیار افراد پروژه و ذی نفعان آن قرار میگیرد.
سیستم مدیریت الکترونیکی مستندات مهندسی (P.EDMS) که در بستر نرم افزار شیرپوینت فارسی پیفاپکو طراحی شده به سازمانهایی با دپارتمان مهندسی فعال کمک مینماید تا کلیه مدارک مهندسی را در سازمان بصورت استاندارد مدیریت نمایند. نرم افزار مدیریت و گردش اسناد مهندسی EDMS بر پایه نیاز سازمانهای پروژه محور با قراردادهای EPC ، GC و MC طراحی و پیاده سازی شده و قابلیت هرگونه سفارشی سازی بر اساس نیازهای خاص سازمان ها را دارا می باشد.
مهمترین قابلیت های این سیستم :
- مستندسازی مدارک پروژه
- مدیریت امنیت مدارک پروژه
- مدیریت مدارک پروژه
- مدیریت سطوح دسترسی به مدارک پروژه
- مدیریت یکپارچگی مدارک پروژه
- مدیریت انتقال مدارک پروژه
- مدیریت استانداردسازی در طراحی مدارک پروژه
- مدیریت ارتباطات مدارک پروژه
- مدیریت تغییرات مدارک پروژه
- مدیریت دانش مدارک پروژه
- مدیریت جریان کار مدارک پروژه
- مدیریت کارتابل مدیران و کارشناسان و به طور کلی ذینفعان
- قابلیت یکپارچه سازی با انواع سیستم های سازمانی از جمله پورتال سازمانی (AB-ENPortal)، اتوماسیون اداری (AOAS)، مدیریت و کنترل پروژه (AB-EPM) و مدیریت دانش (AB-KMS)
- قابلیت تعریف و طراحی انواع گزارشات کاربری، آماری، گروهی، سازمانی، پروژه ای، استراتژیک و مدیریتی