نرم افزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS)
نرمافزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS) یک ابزار دیجیتال است که برای ذخیره، مدیریت و پیگیری اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد کاغذی طراحی شده است. این نرمافزار به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای مربوط به اسناد خود را بهبود بخشیده و کارآیی و بهرهوری را افزایش دهند.
برخی از ویژگیهای کلیدی مدیریت اسناد عبارتند از:
1. **ذخیرهسازی مرکزی:** اسناد در یک مخزن مرکزی ذخیره میشوند که دسترسی آسان و امن به آنها را برای کاربران فراهم میکند.
2. **جستجو و بازیابی:** قابلیت جستجوی سریع و آسان برای یافتن اسناد مورد نظر بر اساس کلیدواژهها، تاریخ، نوع سند و سایر معیارها.
3. **کنترل نسخه:** امکان پیگیری تغییرات و نسخههای مختلف یک سند به منظور اطمینان از دسترسی به آخرین نسخه.
4. **امنیت و مجوزها:** تعیین سطح دسترسی کاربران به اسناد مختلف برای حفاظت از اطلاعات حساس و محرمانه.
5. **تکمیل و خودکارسازی فرآیندها:** خودکارسازی وظایف مرتبط با مدیریت اسناد مانند پردازش، تأیید و امضای اسناد.
6. **ادغام با سایر سیستمها:** امکان ادغام با نرمافزارهای دیگر مانند سیستمهای مدیریت مشتری (CRM) و سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP).
معرفی چند نرمافزار معروف مدیریت اسناد :
– Microsoft SharePoint
– Google Drive
– Dropbox Business
– DocuWare
– M-Files
مدیریت اسناد به سازمانها کمک میکنند تا با کاهش استفاده از کاغذ، افزایش امنیت اطلاعات و بهبود هماهنگی بین تیمها، بهرهوری خود را افزایش دهند.مدیریت اسناد به سازمانها کمک میکنند تا با کاهش استفاده از کاغذ، افزایش امنیت اطلاعات و بهبود هماهنگی بین تیمها، بهرهوری خود را افزایش دهند.
سیستم مدیریت الکترونیکی مستندات (Document Management System) راهکاری است که در آن فعالیت ها، فرآیندها و گردش اطلاعات به نحوی مد نظر قرار می گیرند که نیاز اطلاعاتی افراد به اطلاعات دقیق و به موقع را به صورت Online برآورده سازد.
با اجرای این سیستم، اطلاعات لازم به صورت صحیح، هماهنگ و در زمان مناسب از طریق اینترنت یا اینترانت و مستقیماً از مبادی تولید کننده اطلاعات در بانک اطلاعات تخصصی ذخیره شده و از طریق فرآیندها و مکانیزم های پیش بینی شده در اختیار افراد پروژه و ذی نفعان آن قرار می¬گیرد. این سیستم، جریان کاری تولید و تایید اسناد را از زمان شروع پروژه تا تکمیل پروژه پوشش می دهد.
مهمترین قابلیت های سیستم مدیریت اسناد (DMS)
1- مستندسازی مدارک پروژه
2- مدیریت امنیت مدارک پروژه
3- مدیریت مدارک پروژه
4- مدیریت سطوح دسترسی به مدارک پروژه
5- مدیریت یکپارچگی مدارک پروژه
6- مدیریت انتقال مدارک پروژه
7- مدیریت استانداردسازی در طراحی مدارک پروژه
8- مدیریت ارتباطات مدارک پروژه
9- مدیریت تغییرات مدارک پروژه
10-مدیریت دانش مدارک پروژه
11-مدیریت جریان کار مدارک پروژه
12-مدیریت کارتابل مدیران و کارشناسان و به طور کلی ذینفعان
13-قابلیت یکپارچه سازی با کارتابل پویا و سایر سیستم های سازمانی گروه از جمله : پورتال سازمانی (P-Portal)، اتوماسیون اداری ، مدیریت و کنترل پروژه (P-EPM) ،مدیریت (P-KMS) و مدیریت جلسات(P-MTM) .
14-قابلیت تعریف و طراحی انواع گزارشات کاربری، آماری، گروهی، سازمانی، پروژه ای، استراتژیک و مدیریتی وتقویم کاری (Work Calendar Management)