کلمه portal در فرهنگهای لغت فارسی به معانی مدخل، دریچه و درگاه ترجمه شده است. پرتال (web portal) یا درگاه وب طراحی خاصی از وب سایت بوده که داده ها و اطلاعات را از منابع گوناگون در یک فرم واحد جمع آوری می کند. پورتال سازمانی (درگاه اطلاعاتی سازمان) تحت وب، سایتی است با در نظر گرفتن نیازهای خاص سازمانی و برای ارائهی خدمات به پرسنل، مشتریان و مدیران یک سازمان طراحی و تولید میشود. در قالب چهارچوبی (framework) یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، افراد، فراینده ها در داخل یا خارج از مرزهای یک سازمان می باشد.
در شرکت های پیشرفته و مترقی، پورتال ها درب هایی هستند برای ورود و دستیابی به اطلاعات. مکانی که کارکنان با وارد شدن در آن، روز کاری خود را در شرکت، سازمان یا حتی دورکاری از منزل خود آغاز می نمایند.
پورتال سازمانی این امکان را فراهم می آورد تا کارکنان و همچنین مشتریان شما منسجم شده و سازمان یابند.
به منظور استفاده و کارایی بیشتر می توان صفحات آن و سطح کاربری و سطح دسترسی آن را برای گروه های کاربری و افراد مختلف تغییر داد.
این پورتال حاوی یک موتور جستجو برای دسترسی کارکنان به اطلاعات داخلی شرکت یا سازمان می باشد. پورتال سازمانی هم یک وب سایت داخلی(اینترانت) است و هم یک وب سایت خارجی(اینترنت).
این پورتال ها به یک رسانه ارتباطی بسیار سودمند جهت تبادل اطلاعات و نیز انجام معاملات و تراکنش های تجاری تبدیل شده اند.
یک پورتال سازمانی با هدف آسانسازی دسترسی به اطلاعات در کنار افزایش امنیت فیزیکی اطلاعات کاهش بوروکراسی و تسهیل ارتباطات است. همچنین بهبود اجرای فرآیندها، افزایش قابلیت ارزیابی عملکرد و در نهایت بهبود کارآیی طراحی و پیادهسازی میشود.
مزایای پورتال سازمانی :
کاهش هزينه ايجاد، به روزرسانی و نگهداری سيستم
حل مشکلاتی چون پيچيدگی مديريت سيستم، افزونگی اطلاعات و تداخل اطلاعات
استفاده از پورتال به عنوان يک مزيت رقابتی بين سازمان های خصوصی و دولتی
يگانه منبع تعاملی در رابطه با اطلاعات و خدمات سازمانها و جامعيت و يکپارچگی سيستم ارائه دهنده خدمات
نهادينه شدن فناوری اطلاعات در سازمان به منظور مديريت اطلاعات و دانش
امكان تصميم گيری، كنترل و نظارت بهتر مديران ارشد جهت نيل به اهداف سازمان بر اساس اطلاعات دقيق و به روز
كاهش چشمگير هزينه ها
عملكرد بهتر سازمان بخاطر تجميع اطلاعات سايتهای مختلف در يك نمای واحد
افزايش رضايتمندی مشتريان و كاربران
افزايش بهره وری به واسطه تعاملات بهتر بين كاركنان و مشتريان
يكپارچه سازی اطلاعات و خدمات و تسهيل در ارائه آن
دسترسی آسان به برنامههای كاربردی
تنوع در ارائه سرويس ها و خدمات
دسترسي پويا به محتويات اطلاعات برنامهها و روندهای كاری و اداری مختلف
رعايت محرمانگي در ارائه اطلاعات
سازماندهي محتويات و برنامههاي کاربردي سازمانها بهطوري که نياز گروههاي مختلف موجود برآورده شود