برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دھد. امروزه شرکت در جلسات به دلیل تعدد بالا و روزانه آن مخصوصا برای سرپرستان و مدیران یک مجموعه و سازمان، به امری عادی و پرتکرار شده تبدیل شده است.
تشکیل این جلسات منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود و تا اندازه بسیار زیادی به بھبود ارتباطات و درک متقابل واحدھا از ھمدیگر نیز کمک می کند. بالطبع این جلسه زمانی موفق می شود که تمام افراد حاضر در جلسه با ھدف انجام یک کار گروھی و پیش رفت ھمه، با ھدفی مشخص دور ھم جمع شده و به بحث،صحبت و ارائه نظرات و راھکارھای خود می پردازند.
استفاده از يک سيستم نرم‌افزاري که به صورت کاملاً کاربردي، تمامي مراحل يک جلسه، از (قرار ملاقات) و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانيزه نمايد، مي‌تواند نقش ارزنده‌اي در مديريت جلسات داشته باشد.
سيستم اطلاعاتي مديريت جلسات(P.MTM)، به صورت کاملا کاربردی، مديريت جلسات در سازمان را آسان مي‌نمايد و مي‌تواند به عنوان يک ابزار کمکي در خدمت مديران جلسه، شرکت کنندگان و ساير افراد مربوطه باشد از سوی دیگر یک سامانه جامع و کاملی است که تمامی مراحل یک جلسه ، هماهنگي‌هاي قبل از تشکيل جلسه تا پي‌گيري‌هاي نتايج جلسه ، ارسال اطلاعات جلسه در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی صورت جلسات و مصوبات جلسه و در نھایت نظارت بر نحوه اجرای مصوبات و گردش کار آن و ھمچنین ارائه گزارشات مربوطه را شامل میشود و می تواند نقش بسیار مھمی در تسھیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد.
سیستم مدیریت جلسات، ابزاری موثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است
ویژگی های سیستم مدیریت جلسات :
- دعوت به جلسه
- اطلاع رسانی
- مرکز جلسات
- فرم صورت جلسه
- تقویم جلسات
- کارتابل متمرکز وظایف جلسات
- امکان مناسب سازی گرافیک
- گزارشات