نرم‌ افزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS)

نرم‌افزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS) یک ابزار دیجیتال است که برای ذخیره، مدیریت و پیگیری اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد کاغذی طراحی شده است. این نرم‌افزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مربوط به اسناد خود را بهبود بخشیده و کارآیی و بهره‌وری را افزایش دهند.

نرم‌افزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS)

برخی از ویژگی‌های کلیدی مدیریت اسناد عبارتند از:

1. **ذخیره‌سازی مرکزی:** اسناد در یک مخزن مرکزی ذخیره می‌شوند که دسترسی آسان و امن به آن‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند.
2. **جستجو و بازیابی:** قابلیت جستجوی سریع و آسان برای یافتن اسناد مورد نظر بر اساس کلیدواژه‌ها، تاریخ، نوع سند و سایر معیارها.
3. **کنترل نسخه:** امکان پیگیری تغییرات و نسخه‌های مختلف یک سند به منظور اطمینان از دسترسی به آخرین نسخه.
4. **امنیت و مجوزها:** تعیین سطح دسترسی کاربران به اسناد مختلف برای حفاظت از اطلاعات حساس و محرمانه.
5. **تکمیل و خودکارسازی فرآیندها:** خودکارسازی وظایف مرتبط با مدیریت اسناد مانند پردازش، تأیید و امضای اسناد.
6. **ادغام با سایر سیستم‌ها:** امکان ادغام با نرم‌افزارهای دیگر مانند سیستم‌های مدیریت مشتری (CRM) و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP).

معرفی چند نرم‌افزار معروف مدیریت اسناد :
– Microsoft SharePoint
– Google Drive
– Dropbox Business
– DocuWare
– M-Files

مدیریت اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با کاهش استفاده از کاغذ، افزایش امنیت اطلاعات و بهبود هماهنگی بین تیم‌ها، بهره‌وری خود را افزایش دهند.مدیریت اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با کاهش استفاده از کاغذ، افزایش امنیت اطلاعات و بهبود هماهنگی بین تیم‌ها، بهره‌وری خود را افزایش دهند.

نرم‌افزار مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS)

سیستم مدیریت الکترونیکی مستندات (Document Management System) راهکاری است که در آن فعالیت ها، فرآیندها و گردش اطلاعات به نحوی مد نظر قرار می گیرند که نیاز اطلاعاتی افراد به اطلاعات دقیق و به موقع را به صورت Online برآورده سازد.

با اجرای این سیستم، اطلاعات لازم به صورت صحیح، هماهنگ و در زمان مناسب از طریق اینترنت یا اینترانت و مستقیماً از مبادی تولید کننده اطلاعات در بانک اطلاعات تخصصی ذخیره شده و از طریق فرآیندها و مکانیزم های پیش بینی شده در اختیار افراد پروژه و ذی نفعان آن قرار می¬گیرد. این سیستم، جریان کاری تولید و تایید اسناد را از زمان شروع پروژه تا تکمیل پروژه پوشش می دهد.

مهمترین قابلیت های سیستم مدیریت اسناد (DMS)

1- مستندسازی مدارک پروژه
2- مدیریت امنیت مدارک پروژه
3- مدیریت مدارک پروژه
4- مدیریت سطوح دسترسی به مدارک پروژه
5- مدیریت یکپارچگی مدارک پروژه
6- مدیریت انتقال مدارک پروژه
7- مدیریت استانداردسازی در طراحی مدارک پروژه
8- مدیریت ارتباطات مدارک پروژه
9- مدیریت تغییرات مدارک پروژه
10-مدیریت دانش مدارک پروژه
11-مدیریت جریان کار مدارک پروژه
12-مدیریت کارتابل مدیران و کارشناسان و به طور کلی ذینفعان
13-قابلیت یکپارچه سازی با کارتابل پویا و سایر سیستم های سازمانی گروه از جمله : پورتال سازمانی (P-Portal)، اتوماسیون اداری ، مدیریت و کنترل پروژه (P-EPM) ،مدیریت (P-KMS) و مدیریت جلسات(P-MTM) .
14-قابلیت تعریف و طراحی انواع گزارشات کاربری، آماری، گروهی، سازمانی، پروژه ای، استراتژیک و مدیریتی وتقویم کاری (Work Calendar Management)